Orifarm Group vækster videre med Microsoft Dynamics AX 3.0

Med fokus på vækstmål og overholdelse af myndighedskrav om en validerbar it-løsning valgte Orifarm Group (det tidligere Carefarm) at implementere Dynamics AX 3.0. Valget har medført optimerede forretningsprocesser og sikkerhed for, at systemets data ikke kan manipuleres. 

Virksomheden

Orifarm Group med base i Odense er moderselskab for en række selskaber, der blandt andet beskæftiger sig med import, ompakning, distribution og salg af lægemidler i Europa. Koncernen er i dag den største udbyder af lægemidler i Danmark og den fjerdestørste parallelimportør i Tyskland med en omsætning på ca. 3 mia. kr. om året og knap 700 ansatte i Norden, Tyskland, Tjekkiet og Schweiz.

Udfordringen

Kraftig vækst og overvejelser på ledelsesniveau omkring Orifarm Groups fremtidige strategi førte til en beslutning om at udskifte virksomhedens daværende XAL-system.

”En del områder i virksomheden kørte med manuelle funktioner og var ikke it-understøttede. Størstedelen af vores produktionsflow var papirbaseret, og vi havde også et papirbaseret dokumentstyringssystem, som blev opbevaret i et hængemappe-system. Så mens vi havde XAL, havde vi ikke valideret vores it-systemer,” fortæller it-chef Lars Filstrup fra Orifarm Group.

Målet var at bibeholde Orifarm Group som én sammenhængende forretning samtidig med, at virksomheden vækstede og blandt andet overtog Pharma Westen, Tysklands fjerdestørste parallelimportør af lægemidler. Målet var også fortsat og mere effektivt at kunne leve op til GMP-reglerne (Good Manufacturing Practice). GMP-reglerne er myndighedernes krav for medicinalbranchens håndtering af medicin. Det vigtigste er kravet om dokumentation, hvor producenter inden for medicinalbranchen skal kunne dokumentere et givet produkts vej fra producent til forbruger. For Orifarm Group krævede denne kvalitetssikring implementering af Dynamics AX.

Ind på flere markeder med større volumen

Begrundelsen for valget af Dynamics AX hang direkte sammen med systemets fleksibilitet, påpeger Lars Filstrup: ”Vi ville gerne ind på flere markeder og med større volumen. Vi kunne se, at det ikke kunne ske inden for de eksisterende ERP-rammer, så derfor kiggede vi på de forskellige produkter. I evalueringsforløbet overvejede vi både SAP, Dynamics AX og Oracle. Valget faldt så på Dynamics AX, fordi vi mente, at vi ville få den største fleksibilitet i forhold til vores position i en nichebranche.”

Løsningen

I efteråret 2004 indgik Orifarm Group derfor en aftale med Neoprocess A/S om implementeringen af Dynamics A/S. Først udarbejdede Neoprocess brugerorienterede designspecifikationer, som blev efterfulgt af udvikling specielt skræddersyet til Orifarm Group.

”Valget af Dynamics AX handlede meget om, at applikationen skulle kunne tilpasses til Orifarm Groups behov. Desuden var det også vigtigt, at vi har en erklæret Microsoft-strategi. Dynamics AX dækker den traditionelle ERP-del i vores virksomhed, men vi har også en del egenudvikling i forbindelse med produktudvælgelsen og prissætningen af produkter. Så det var vigtigt at kunne lave en fornuftig integration til disse systemer,” fastslår Lars Filstrup.

Skiftet fra XAL til AX har gjort, at al kvalitetssikring i dag kører igennem Dynamics AX. Til forskel fra tidligere bliver batch-journalerne ikke længere opbevaret i et hængemappe-system, men i stedet bygget og videreudviklet i Microsoft InfoPath. Undervejs i processen signeres der i dokumenterne, og ved processens afslutning kan kvalitetsafdelingen trække en elektronisk batch-journal, så produktet kan følges fra start til slut.

Ærlig og åben dialog med NeoProcess

Samarbejdet med Neoprocess har igennem hele processen været konstruktivt: ”Vores samarbejde har været kendetegnet ved en ærlig og åben dialog omkring tingene, hvor vi hele tiden har formået at løse de udfordringer, der har dukket op,” siger Lars Filstrup og lægger samtidig stor vægt på NeoProcess' evne til at udvikle den optimale løsning for Orifarm Group.

Flere it-brugere

Implementeringen af Dynamics AX hos Orifarm Group har gjort it til en integreret del af hverdagen hos de 350 medarbejdere i Danmark. ”Vi var før 120 funktionærer, der anvendte it, men nu er samtlige medarbejdere i Orifarm Group-koncernen it-brugere på en eller anden vis. Selvfølgelig ikke lige aktive alle sammen, men der er ikke en eneste, der ikke anvender it i dag,” beretter Lars Filstrup.

Især i pakkeriet er der sket store ændringer. Førhen var selve finplanlægningen i pakkeriet meget manuel og blev foretaget af pakkerilederne. I dag er arbejdet overtaget af tæt ved 75 bærbare pc'er sat op i de pakkekabiner, hvor arbejdet foregår, så alt er lagt ud til de enkelte pakkekabiner. Det sikrer, at selve produktionsgrundlaget er i orden, og at ruter, styklister og operationer er korrekt beskrevet.

Også i forhold til lagerstyringen er meget forandret, fortæller Lars Filstrup: ”I dag kører Orifarm Group 100 procent med kaos-styring, hvor man er helt afhængig af, hvad it-systemet fortæller om, hvor varen står henne. Tidligere stod varerne på færdiglageret traditionelt i alfabetisk orden, men nu er det alene it-systemet, der fortæller, hvad der skal plukkes af varer. Det er en helt ny måde at gøre tingene på.”

Med henblik på at skabe en gnidningsfri overgang til Dynamics AX sørgede Orifarm Group for både uddannelse af medarbejderne og et omfattende testforløb: ”Vi har jo nærmest været igennem en hjerteoperation, hvor virksomhedens omdrejningspunkt blev fjernet og erstattet af noget andet – samtidig skal det hele jo køre fra dag 1. Derfor lagde vi meget vægt på uddannelse. Samtlige medarbejdere var gennem en meget grundig uddannelse i foråret 2006, og vi har gennemført meget grundige test, fordi vi på ingen måde vil går på kompromis med kvaliteten i løsningen. Det stod meget højt på vores dagsorden. Vores leveringssikkerhed er vigtigere end alt andet,” slutter Lars Filstrup.

Implementeringen af Dynamics AX hos Orifarm Group har betydet, at systemets data i dag ikke kan manipuleres. Internt i Orifarm Group har Dynamics AX været med til at skabe en langt højere sikkerhed; sikkerhed i leveringen, sikkerhed i forhold til dokumentationskrav og sikkerhed for at kunne leve op til de fastsatte vækstmål.

Om Orifarm Group

Orifarm Group med base i Odense beskæftiger sig blandt andet med import og distribution af lægemidler. Koncernen er i dag den største udbyder af lægemidler i Danmark og har knap 700 ansatte i Norden, Tyskland, Tjekkiet og Schweiz.